行政細節 破冰:寻找一个他 光是吸收知识、资讯并不是学习, 必定是 , 也就是修行、修练之意。 《第五项修练》 什么是时间管理? 1. 你真正想做的事情! 每个人一天只有86,400秒 2. 长期的满足感! 决定做些什么能带来满足感 3. 一种宝贵的资源! 时间飞驰如大江东流水 4. 时间就是金钱! 不要只做个过路财神 时间管理是一种能力,一种决定生活中 什么东西重要的能力! 为什么要做好时间管理? 普遍性的好处: 1、在工作、家庭生活及个人爱好方面获得更多的成果 2、拥有一种协调的生活状态 3、减轻生活中的压力 4、变得更加自律 5、拥有更多的动力实现自己的目标 6、在个人生涯中获得更多的成功 7、增强自尊和自信感 8、获得更大的动力——相信自己“能做” 为什么要做好时间管理? 职业上的好处: 1、更加让人信赖 2、更有生产力 3、更有能力把握各种机遇 4、工作方法更系统化 5、更能代理别人办事 6、更能工作在点子上 7、更能应付各种干扰 8、更能避免办事拖沓 9、更能举行有效的会议 10、更能发展优秀的团队精神 为什么要做好时间管理? 对其他人的好处: 1、每一个人的时间管理都会得到优化 2、集体纪律性的提高 3、其他人时间的有效利用 4、树立好的榜样 5、经过代理使受代理人工作责任心和技能都得到增长 6、对人们所处的位置和他们相应的要求有一个更深入的了解 自我评价与检讨 时间管理自我检验表 做一份清单,把时间未能管理好的项目列出来: 自我评价与检讨 “拖延者”检验表 做一份清单,把时间浪费的项目列出来: 自我评价与检讨 问题地带 工作太多,的确没有足够的时间来完成 工作花费的时间超出正常所需时间 职员没有得到恰当的训练 超过规定期限 会议开得过长 工作压力波及私人生活及社会生活 经常性的干扰和混乱 未预料到的危机 赶往开会地点或见面地点所浪费的时间 缺乏新技能的训练 感到压力以至于不得不把工作带回家中 总结 问题与答疑 个人行动计划 时间管理 时间管理是:控制自已的时间与工作,而不是让它们控制自已。 时 间 管 理 ? 第一代时间管理---备忘录型 特点:纸条或备忘录本,一方面顺其自然,一方面追紧时间安排。 ? 第二代时间管理---事先规划安排行程 特点:制定合适的目标与计划,讲究效率、明确责任。 ? 第三代时间管理---规划.制定优先顺序,操之在我 特点:明确价值观,制定中、长、短期目标,将每天的活动排除优先顺序,有详尽的计划表、组织表。 第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。 第四代时间管理 注重单位时间的价值,而非单位时间的效率 (一二象限) 超越时空 (今天要管理明天的时间,第二象限) 以人为本的时间观 (人的价值观统一) 系统的而非个人的时间管理 我的工作与目标 设定目标 你所有的目标都应该精确(SMART) S — 具体性(Specific) M — 可衡量性(Measurable) A — 可实现性(Achievable) R — 现实性(Realistic) T — 限时性(Timebound) 只处理一件事情=明确的优先顺序 成功的经理人可以处理很多完全不一样的事情,但是他们在一段特定的时间内,只专心致力一件事情上。所以他们总是执着地按照计划,每次处理一件事情。先决条件是要设定明确的优先顺序,然后遵守不渝。 四象限工作性质分析 问题 留些缓行时间 (1)时间计划的基本原则:40%会出岔 (2)时间分配三部曲 a.约60%给预定计划(日计划表) b.约20%给预料之外的事务(干扰,时间空贼) c.约20%给突发事件与社交活动(创造性时间) (3)谨慎原则只规划50% ABC--分析 能力高峰在早上– 能力的高峰在早上,整天都不会再达到这个水准 午后的能力谷底– 下午接着是从所周知的午后谷底,有人用咖啡来对抗它,可是却因此被拉长了。 入夜前的次高潮 – 过了入夜时分的次高潮,能力曲线持续下降,然后在子夜过后数小时,到达它的绝对最低点。 我们每个人都必须调整适应这种个人能力的起伏。重要的是要找出您个人的每日韵律,您可以在上午能力高峰期,处理复杂而重要的事(任务 A);在能力低弥期,您不须违反您的生理韵律而工作,试着放松,利用这段时间作社交接触或例行工作(任务 C)。下午稍晚,能力曲线回升后,你可以再做些较重要的事情(任务 B)。 锯齿效应 能力损失 28% 的时间 如果在工作持续受到干扰或被打断,就呈现所谓的《锯齿》效应:即使只是在工作上短暂分心,要再从被打断的地方开始,就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总加起来,最多可达 28% 的时间因此而浪费了。 因持续干扰中断工作引起能力的降低 因为—越来越长的助跑时间—越来越弱的注意力 最佳休息值:工作一小时后最多休息十分钟 根据医学研究显示,最佳休息值大约在工作一小时后,休息十分钟。因为在最初的十分钟内,休息效果最理想,过后就有下降的趋势 总结 问题与答疑 个人行动计划 8分钟计划节省一小时 每天8分钟的准备,并且按计划执行,就可以每天挪出一小时的时间来作重要的事情。 理解时间、分析你的时间 做时间日志 测定每件事情所花费的时间 检查时间日志 细分各项事务 第一组:日常性事务 第二组:持续性项目 第三组:规划与发展 寻找模式——6:2.5:1.5模式 理解时间、分析你的时间 评估效率 我是否做了应该由别人来完成的工作? 在我的时间日志里,是否存在经常重复的模式?在早晨,我是否总被卷入到第一组的事务中去? 在各项任务上花费的时间,是否常常比我估计得更长? 我是否有足够的时间进行创造与革新? 规划成功 确立目标 将长期计划细分为每周和每天的行动计划 做一张职业生涯流程图,计划好下一步的走向 规划成功 确定工作的优先顺序 分析你工作任务 A型:重要并且紧急的任务; B型:重要或紧急、但不既重要又紧急的任务; C型:既不重要也不紧急的日常任务 优先顺序与工作委派 重新查看一下你的工作任务表,现在做三个独立 的表——A型、B型和C型任务表各一个。 根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类。 计划你的
时间管理(T).ppt
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