卓越的助理及辦公室文員培訓 學習公約 空杯心態 積極參與 相互信賴 保持秩序 將手機調整至振動狀態 向上級謙恭是本份;向平輩謙虛是和善;向屬下謙遜是高貴;向所有的人謙沖是安全。 聯想：民國陶覺說：自謙則人愈服，自誇則人必疑。謙遜其實並不是低下，而是一種謹慎，避免高估自已。法國文學家梭諾爾說：最成熟的麥子，貼近地面；最好的魚，潛遊水底。 什麼是文員?什麼是助理? 文員即領導的助手 企業需要文員懂得什麼? 請問在坐的：把自己怎樣定位的 研習主題 卓越助理形象塑造 辦公禮儀 電話溝通及接聽技巧 文書檔案及資料管理技能 主管行程、會議安排及工作跟蹤管 時間管理 態度管理 卓越助理形象塑造 儀容 穿著 姿態 禮節   她們給你的感覺有什麼不同？  塑造職業形象 穿職業裝不僅是對服務物件的尊重,同時也使著裝者有一種職業自豪感,責任感,是敬業,樂業在服飾上的具體表現 秘書小姐就是公司的形象代言人 而我們文員是各部門的形象代言人 品評一位秘書小姐的著裝最好鎖定她身上的三個最主要細節 一是領口:注意不要在領口露出內衣的美麗花邊 二是背影：在淺色職業裝下不能穿深色內衣，二是在非常合體的西裝裙內不可穿過緊的三角內褲 三是絲襪：絲襪是內衣的一部分（大家有沒有看過一個電視劇婆婆小姑裏的一位主角阿姣在一次做秘書時，給客戶介紹產品時，因為她的絲襪而使公司未做成生意，而後被解除了)  儀容 頭髮：潔淨、整齊，無頭屑，不染發，不做奇異髮型。男性不留長髮，女性不留披肩髮，也不用華麗頭飾. 臉：潔淨，無明顯粉刺。女性施粉適度，不留痕跡。 眼睛：無眼屎，無睡意，不斜視。眼鏡端正、潔淨、明亮。 不戴墨鏡或有色眼鏡。女性不畫眼影，不用人造睫毛. 鼻子：鼻孔乾淨，不流鼻涕,鼻毛不外露。 耳朵：內外乾淨，無耳屎。女性不戴耳環。  儀容 鬍子：刮乾淨或修整齊，不留長鬍子，不留八字鬍或其他怪 狀鬍子。 嘴：  牙齒整齊潔白，口中無異味，嘴角無泡沫，會客時不 嚼口香糖等食物。女性不用深色或豔麗口紅。 脖子：不戴項鏈或其他飾物。 手：潔淨。指甲整齊，不留長指甲。不塗指甲油，不戴結婚 戒指以外的戒指。 帽子：整潔、端正，顏色與形狀符合己的年齡與身份。 穿著:女性 以莊重、大方、得體的職業套裝為主,不宜穿大衣、過分雍腫、緊身、暴露、過分華麗的服裝. 上衣應帶袖，襯衫會更顯莊重正規， 下配及膝西服裙或長西褲. 如穿無袖連衣裙，應外套長袖或短袖 的上衣  穿西服裙必須穿連褲襪，顏色以淺灰色或淺黑色為宜; 穿西褲時襪子的長度使你不至於在坐下時，或是一條腿搭在另一條腿上時露出腿部的皮膚為合適. 皮鞋的顏色以黑、白、棕、酒紅、駝黃、墨綠色或其他淺色調粉色為宜,應與裙子或褲子一致. 鞋跟以4~6公分為宜,不應穿露腳趾的皮鞋或涼鞋。 穿著:男性 西裝:上下身同一色系,與襯衣、領帶匹配,整潔筆挺，不過分華麗;西裝口 袋蓋放在外面;與人談話時及打招呼時,西裝第一個鈕扣要扣住;上口 袋不要插筆兩側口袋不要因放東西鼓起來. 襯衣：領口與袖口保持潔淨。扣上風紀扣，不要挽袖子。質地、款式與顏 色與其他服飾相匹配;以單色為主，白色和淺藍色襯 衫顯得比較正規. 領帶：端正整潔，不歪不皺。質地、款式與顏色與其他服 飾匹配，不宜過分華麗和耀眼,領帶配至皮帶處. 皮帶:繫皮帶要高過肚臍,鬆緊適度,不要選用突出怪異的皮 帶頭. 穿著:男性 襪子:襪子顏色應比褲子略深，襪子長度使你不至於在坐下 時，或是一條腿搭在另一條腿上時露出腿部的皮膚為宜。以灰色、黑色為宜. 鞋:皮鞋應以深色系列為主，黑色系帶皮鞋更顯莊重正規。 不得穿白色皮鞋、帶孔的皮涼鞋或色彩過於鮮豔的皮鞋。鞋與襪須搭配平衡, 職場禁忌 把辦公室當作私人場所 孤立新上司 把私人情緒帶進辦公室 不滿上司的待遇 越位 過分注重自我形象 使用公共設施時缺乏公共觀念   職場禁忌 零食不離口 衣著不得體、妝化得太濃 把辦公室當成自家居室 高聲喧嘩，旁若無人 隨便挪動他人的東西 議論他人隱私 對同事的客人表現冷漠 職業女士著裝 站姿 站姿:女性 雙腳→  靠近 膝蓋→  打直 雙手→  自然放在腹前 背部→  挺直 眼睛→  凝視目標 站姿 頭正頸直，嘴微閉，兩眼平視前方，收腰挺胸，腳挺直，兩臂自然下垂；兩膝相並，腳跟靠近，腳尖張開50度，從整體上產生一種精神飽滿的感覺，切忌頭下垂或上仰，弓背彎腰。 座姿 座姿:女性 雙腳→  交叉或併攏 雙手→  輕輕放在膝蓋 眼睛→  凝視說話對象 嘴微閉，面帶微笑 座姿做座姿遊戲 男性張開腿部而坐，手置膝上或放於大腿中前部，體現男子的自信豁達。女性則是膝蓋併攏，體現其莊重矜持，落座聲輕，動作協調，先退半步（穿裙子時雙手從上而下理直後裙）後坐下，要坐椅面的一半或2/3處，兩腿垂直地面或稍傾斜或稍內收，腳尖相並或前後差半腳，腰挺直，兩手自然彎曲，扶膝部或交叉放於大腿半前部，切忌叉開兩腿，蹺二郎腿，搖腿，弓背彎腰。 走姿 走姿:女性 背脊挺直 雙腳平行前進，步履輕柔自然，避免做作。 可右肩背皮包，手持文件夾置於臂膀間  走姿 頭正頸直，挺胸收腹，目光平視，兩手自然下垂，前後擺動，雙腳平行前進，身體平穩，兩肩不要左右晃動，男性顯出陽剛之美，女性要款款輕盈，顯出陰柔之美。 走出自信。避免做作。切忌八字步。  手勢 指引：需要用手指引某樣物品或接引顧客和客人時，食指以下靠近，拇指向內側輕輕彎曲，指示方向。（不可用手指或兩個指頭，手指向下表示向動物指引或介紹，手指向上表示尊敬。） 招手：向遠距離的人打招呼時，伸出右手，右胳膊伸直高舉，掌心朝著對方，輕輕擺動。不可向上級和長輩招手.   行禮 與客人交錯而過→行15℃禮 與客戶交錯而過時，面帶微笑，行15度鞠躬禮，頭和身體自然前傾，低頭比抬頭慢。 當迎接、相送客人→行30℃禮 感謝客人、初次見到客人→行45℃禮  鞠躬現場表演，一人表演，一下學員注意看他的動作，找出錯誤之處。 臉部表情 做幾種笑的演習：微笑、偷笑、嘲笑、苦笑、真誠的笑、開懷大笑、生氣的笑 應常常恰到好處地微笑，讓人感到平易近人，和藹可親。不可老闆著面，對人不理不睬。 女性：應顯出溫文爾雅，柔婉恬靜，既楚楚動人又自然莊重。 男士:應顯得質樸純真,高雅端莊,既彬彬有禮,又落落大方.  辦公禮儀 奉茶、咖啡禮儀 準備好杯子、杯墊、託盤、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔淨、完好無缺。 不管份數多少，一律使用託盤端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時，可以立即擦拭。 先將託盤放在桌面上，再端送給客人。若會客室關著門，應先敲門再進入。進入時面帶微笑，點頭示意。 奉茶或咖啡的順序：客人優先；職位高者在先。 留意奉茶或咖啡的動作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜後方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。 雙手拿起託盤，後退一步，鞠躬或致意說一句“打擾了”，然後退出，把門關上。 用餐禮儀 座姿端正，不可用嘴就碗，應將食物拿起放入口中。 取用較遠的東西，應請別人遞過來，不要離座伸手去拿。 嘴裏有食物，不可談話。 說話文明，並不要影響鄰座的客人。 中餐禮儀 將餐巾放在膝蓋上，不可用餐巾擦臉或嘴。完餐後，將餐巾疊好，不可揉成一團。 照顧他人時，要使用公共筷子和湯匙。 傳染病毒攜帶者應自覺謝絕參加餐會。 喝湯用湯匙，不出聲。 嘴裏有食物時，不張口與人交談。嘴角和臉上不可留有食物殘餘。 剃牙時用手擋住嘴。咳嗽、打噴嚏或打哈欠時，應轉身低頭用手絹或餐巾紙捂著，轉回

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