内容提要 第一讲    关于会议                 一、会议的意义    二、会议的目的                    三、会议的种类  四、会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案  一、会议效率不高的原因及详细表现  二、防备性管理 三、高效会议的八大特征                    四、会议规范 会议规范包含3个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 1．会议时间安排的规范 2．会议规范本身 ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最相宜所有参会人的开会时间。 ◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注意。 ◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ◆会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。 3．固定的会议流程规范     第三讲开会前的准备工作 一、 是否要开会 1．无需开会的“五个倘若” 2．必须开会的“五个倘若” 二、准备工作的作用   1．1H 5W 三、会议准备工作核对单 会场的布置需要特别注意： ◆倘若与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协调讨论;  ◆倘若是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；  ◆5到7人的会议，最好安排成半岛型。 四、主持人的准备工作 第四讲会议中的沟通与反馈技巧 一、会议中的沟通   3种沟通图画   1．沟通漏斗 2．沟通金三角 3．沟通的冰山模式 二、有效沟通原则 三、造成沟通困难的因素 四、如何建立信任 五、会议中的反馈技巧 1．反馈的两种方式 2．反馈的两种类型  3．反馈时的特征 4．如何接受反馈 第五讲主持人的会议管理技巧 主持人（主席）职责 一、倾听的技巧 1．倾听的礼节 2．倾听的详细方法  3．倾听的误区 4．“倾听”小总结 二、会议中的说话技巧 ◆ 展示。 ◆ 探询。 ◆ 评论。 ◆ 建立。 ◆ 测试理解情况。 ◆ 排除与引进。 ◆ 就程序提出建议。  第六讲 主持人与参会者的守则与责任 一、主持人的守则与责任 二、与会者的守则与责任 2.参会者的责任 第七讲会议记录 一、会议记录者的功能  ◆会议记录者特别重要，仅次于主持人。 ◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。 ◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。 ◆观察防备功能。 二、三大会议误区 第一误区社会性懈怠  第二误区从众心理  第三误区团体极化   三、谁能胜任会议记录者 四、对会议记录的10大建议 1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议记录时有依据。 2、除非有必要，定期召开的会议通常不用录音。 3、大多数会议都能指定一个会议记录者。主席最好不要兼任此项工作。此外，会议记录者最好由与会者轮流担任。 4、会议记录者的笔记最好要流畅，易于了解，同时不失真。笔记最好用电脑打出来，方便参阅。 5、会议记录者的责任还包括：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清晰。适时做总结，协助讨论进行。向与会者确认各议案的排序是否无误。 6、会议记录内容包含：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦地向与会者确认每个结论都无误）有哪些证据支持次议案的通过，及反对意见如何分派工作的详细情形及完成日期。 7、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页的长度。 8、会议记录应有组织地整理如下：标题，会议目标，主席名字，缺席及出席人名单应列在会议记录起头处。 使用列点或简短的一段文字，名数与会者重点；工作分派情形及完成日期记录无误。通过此决议的评估标准（如有必要）。 9、会议记录者应与主席共同修正会议记录者错误的部分。 10、将此份会议记录发送给与会者。 五、团队会议的误区   1、社会性懈怠   2、团队思维   3、团队极化 六、团队思维产生的原因 1、达成一致的时候，没有考虑所有的信息； 2、可能是团队有很强的凝结力和特别强的领            导，他占主导地位，逼着大家都往一个方       向思索； 3、更重要的是来自规范性的从众压力，使得       学员不得不同意最终的决策，而不是内心       的。 第八讲会后跟进 一、作为参会者的会后跟进 二、作为主持人的会后跟进 三、怎样提高下次会议的质量 1、只有必要时才开会。 2、召集会议之前及早着手准备是有效会议的关键。 3、制订精彩的会议议程并事先分发。 4、时间是宝贵的，开会是要花钱的；准时开会，才能准时结束。 5、常常加以归纳,有意识地掌握会议的方向。 6、注意力集中在政策和行动上,别让意外事件让你陷入困境。 7、会议记录应阐明最后的结论。 8、会议成功只有用结果来衡量。注意结果，但更强调实施所有的决定。 9、作为主持人，要劝阻冗长的发言,鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题。 1.与会者守则 分配给自己的任务如何完成  还有哪些事情未完成  会议达成了什么结果  开会后 关注正在讨论的事项  积极发表自己的见解  倾听他人的意见  开会中 做好在会议中尽量表达的心理准备  记下开会的日期、时间、地点  依据提供的资料准备论证的材料  根据个人的观点研究问题  开会前                 参会者的责任      时  间  * * 人本          践诺          责任          成长            高效会议管理 主讲：刘海林 第一讲　关于会议 第二讲　会议效率不高的原因及解决方案 第三讲　开会前的准备工作 第四讲　会议中的沟通与反馈技巧 第五讲　主持人的会议管理技巧 第六讲　主持人与参会者的守则与责任 第七讲　会议记录 第八讲　会后跟进 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 3．会议是一种群体沟通的方式 ? 1．会议是一个集思广益的渠道 ? ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议  ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议  ● 团体会议 ● 一对一会议     按开会目的分类  按开会方式分类  按人数分类  开会的原因、目的和结果在会议进行中突然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。  开会的原因、目的和结果  （7）  开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。  会议的准备工作  （6）  参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。  参会者的技能  （5）  会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。  主持人的技能  （4）  必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。  开会对象的选择  （3）  会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。  地点  
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