免费外贸平台实惠网资料编辑站 2011-1-30 
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          外贸管理操作手册 
一． 外贸平台日常操作内容。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。2 
二．外贸部门规章制度。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。6 
三． 外贸业务员考核标准。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。8 
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                     一．外贸平台日常操作内容 
 （一）组成人员： 
老板----定目标 盯结果- 
望远镜----全面的看待市场和使命，要有前瞻性；追求结果的同时，注重培育良好业务员良 
好的操作习惯。 
外贸经理（可能和老板是同一个）----盯目标、抓过程、勤汇报 
平面镜----帮助业务员做好工作，真实看待，时刻检查工作，及时向老板汇报操作进展。 
外贸部业务员----做过程，强有力地正确执行、勤汇报 
显微镜---做好过程，把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！遇到解决不了的问 
题，及时反馈，寻求解决，不要拖延。 
共同的关键词：开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）。 
阿里客户经理：帮助监督过程，协调各部门、引导、激励，给予建议。 
 （二）操作规范 
                           ---------业务员 
 1.准备报价单： 
 A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。 
 B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。争取同 
 一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价，如一般来讲中东和东南亚地区的客户对 
 价格特别敏感，要求第一次报价就有竞争力，而美国的客户对产品的附加值和服务比较关 
 心，报价时就要考虑这部分的成本，同时要向客户说明。 
 2.准备电子样本、图片：由于您公司的产品目录上的产品图片摄影已非常专业，因此对其 
 进行扫描处理，当然如有需要，还可进行重新拍摄。您公司需对每份产品进行详细表述， 
 产品描述应该包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术 
 参数等信息。 
 3.准备实物样本：需由设计和生产部门配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。 
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    4.接收客户询盘：具体操作人员每天至少三次收发email (早中晚各一次)，出差时请指定有 
    关人员代为接收和处理查询。 
   5.询盘回复： 
   a. 确保回复每一个查询，不要觉得希望不大就忽略查询，重要的是和潜在的买家建立良好 
   的沟通，而不是立即有订单。 
   b. 及时报价：一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，尽量争取在两小 
   时内完成，同时要确保报价准确，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。 
   c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名 
   称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等，让买家感觉我们是一 
   家很正规的公司。 
   6.  询盘整理：由阿里巴巴提供专业的客户管理工具。具体操作人员每天在买家发出查询后, 
   第一步：接收和评级,  将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存 
   第二步：建立买家数据库： 
? 定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻 
? 隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看； 
? 新产品开发：寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品 
? 出差拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时 
    间沟通； 
? 参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。按照买家 
    反馈与买家约见面； 
? 利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候； 
? 利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。 
注：A 级：有明确意向，成交可能性较大的客户。 
    B 级：有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。 
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   C 级：有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。 
   D 级：意向不明确，但也有可能成交。 
   如果需要，每月由具体操作人员将所有A 级客户名单及具体情况提交给企业营销负责人。 
7.客户跟进：按ABCD 级进行。 
       A 级：每周2 次 
       B 级：每周一次 
       C 级：每半月一次 
       D 级：每月一次 
 1) 将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入excel 客户管理系统中，而不只是 
    来自阿里巴巴的邮件查询。 
2)  每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和 
    您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？在对该客户的情况有一个基 
    本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系 
    统中。 
 3) 系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或 
    促销活动，通知客户，有可能的话尽量邀请客户去会展现场面谈。 
4)  经常利用客户管理系统来发直邮给所有

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