做PPT的技巧!
一、前言
我们不知道看过多少人做演示文稿，听过多少场演讲，相信大家也都做过演示文稿，被邀请演讲无数次！演示文稿，多么容易的一件事！以前我不这么认为，现在还是无法这么告诉自己。 
演示文稿的目的在传达信息，所以有演讲者将整页的文字稿直接影印成投影片；有演讲者深怕遗漏重要信息，照着投影片的内容逐字宣读；有演讲者准备的投影片花俏得让我觉得他好像是在教演示文稿软件；也曾经有过经验，听完一场演讲回来，我竟不知道演讲者长什么模样，因为他始终和我们一样看着屏幕自说自话，我只能看到他的背影。 
到底一场成功的演讲该注意那些细节，一直希望有机会将演示文稿技巧的理论与PowerPoint实务结合，借着这次研习的机会，将初步的汇整结果与大家分享，也请大家不吝指正。
二、演示文稿成功的关键
演示文稿成功的关键可以归纳为内容、态度/形象、和声音三部份。请您猜猜看那项是演示文稿成功的关键呢？想想我们每次为了演示文稿搜索枯肠地找资料写脚本，答案当然是内容啰！
错，我们辛辛苦苦准备的内容只占7％；演示文稿成功最主要的关键是能度/形象，占了58％；其次是声音，占35％。回想一下所谓的名嘴，那么这层道理也就不说自明了。
还记得有一次去听一场智能财产权的演讲，因为初初接触这个领域，这演讲者的身份背景都不是很清楚，只是觉得题目很有兴趣就walk in，结果那位演讲者真是令我惊讶，他是穿了西装，可是皮带有一大截在外头晃，衬衫我不知道他是要扎进去还是放出来，我开始怀疑，我要不要听他的演讲？理智告诉我不可以以貌取人，所以我还是坐下来了，没错，他的演讲和他的穿著一样的sloppy。
演示文稿是说服的艺术，要说服观众接受我们的观点，首先要抓住观众的注意力，然后帮助观众清楚地了解我们要传达的信息，引导观众同意我们的观点，最后建立共识。作为信息时代的演讲者，可以运用信息科技来帮助我们建构信息，达成目标。
态度——我能做好演示文稿；我的内容很有价值；我的观众很重要（顾客焦点）；我要让观众很有收获。
形象：情绪——我很高兴来做演示文稿；我要用热情感染我的观众。
衣着——我很专业；我很有精神。男：西装（深色）﹑兄衬衫（白）。女：套装﹑裙子﹑包鞋(最好有点高度，这样可以让自己时时保持抬头挺胸)
声音——运用声调技巧：停顿。感情：目光接触；节奏快慢；加强……。
三、成功演示文稿的七个步骤
（一）观众
如果能够事先知道观众的基本信息，那么在设计演示文稿讯息时，就可以将观众的特性融入演示文稿中。观众为什么会来听我们演讲，想从我们的演讲中得到什么？我们的演示文稿内容能不能符合观众的需求？观众的人数有多少？观众对主题的熟悉程度如何？所有人都很熟悉，还是只有部分人熟悉？观众的背景、教育程度、工作性质等同构型有多高？如果我们的观众对我们所要讲的主题已经很熟悉，我们还讲众人皆知的基本观念，是会让人很厌烦的；反之，如果我们的观众对主题一点也不熟悉，而我们一下子就切入核心，让观众一头雾水，或者听不懂的专有名词、英文简称，让观众充满挫折，那么观众也不会赞美我们的。
所以，根据观众分析来准备演示文稿内容，需要为观众建立背景知识时，请大方地加以解释，再把焦点拉回主题，让所有观众都能同步。所以，也不要在中途塞给观众太多的参考资料，这样观众会分心，还跟不上进度，请把所以补充资料全部放在最后面，甚至另外制作附录，让观众带回去参考。
（二）信息
演示文稿最主要的目的是传达信息，所以的内容都应该辅助信息的传达，与此目标无关的，都不应该在演示文稿中出现。
演示文稿设计的原则是KISS (Keep It Simple and Stupid)。其实准备演示文稿内容和写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关键词的关联性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。
1、文字的使用
善用PowerPoint的演示文稿设计模板，可以省去我们配色定字型的时间。切记演示文稿是辅助我们传达信息，真正在传达信息，说服观众的是我们，所以不要将投影片设计成小抄或脚本，照本宣科。我们可以从行销的角度来看，如果我们只是照念的话，那么同样的内容，以后可能就是下面听讲的人来念，而不是我们了，所以每场演讲都应该建立我们的无可取代的优势，传达不是演示文稿投影片就好了，要有我们演讲才成功。再从智能财产权的角度来说，如果投影片的内容是满篇文字，信息就完全揭露了，下次再讲就缺少了新颖性，就得追求进步性；君不见著名的演讲者，一套投影片走天下，场场瀑满，没有人嫌投影片一样，因为诠释不同。
所以制作投影片请掌握Magic Seven原则，每张投影片传达5个概念效果最好，7个概念人脑恰好可以处理，超过9个概念负担太重了，请重新组织。（7士2＝5～9）
2、字体大小
投影片的字体要大、行数要少。记住：我们是来演讲，不是来做视力检查！字体大，行数自然就少，当然就符合Magic Seven原则！
我的建议是：大标题至少要用44点以上的字，如果会场很大、很深的话，点数最好再提高。还有，千万别忘了，投影片的大小标题，请尽量用粗体，不要说我在计算机屏幕上看很清楚啊！我们是要投影出来给观众出来给观众看，而不是请观众一个一个来计算机屏幕上看的。另外，除非是自备notebook，否则请不要选用标准字体以外的字型设计，因为会场的计算机可能无法支持，千万不要冒这个险！
3、标题的使用
标题是每张投影片的主轴，请简洁有力地传达每张投影片的重点，最好是以5～9个字来说明，因为再多字一行就挤不进去了，就算挤得进投影片，也挤不进观众的脑中，而后者显然是比较重要的。因为标题只能取5～9个字，所以冗赘之字就无须出现，例如：「的图形」（难到我们画得让观众看不出来是图吗？）「百分比分析」（由表中不就看出来了？）
其实每张投影片就是大小标题的组合，也就是概念的串连，除非是要引述一段文字，或是名言，否则是不会出现超过两、三行的文字的，就是是要引用一段文字，或者是名言，也应该帮观众掌握讯息，以不同颜色或是画线标示重点。
4、勿用标点符号
既然投影片就是大小标题的组合，那么就不需要出现标点符号，尤其是冒号和句点，更是可以直接省略。投影片上的讯息都已经分类串连好了，也都以项目符号、字型字体等加以分段组织，所以大部份的标点符号都是多余的。至于括号，也尽量少用，特别是在标题上若加上括号就好象在大庭广众咬耳朵一样，如果在大标题中真的觉得有加括号的必要，那就把它放到次层标题中，这样可以让我们的标题简洁有力。
5、缩写的使用
用英文缩写字可以让演示文稿内容更精简，更专业！
那可不一定，缩写的效果只有对非常熟悉主题的人才有用，所以除非我们非常确定观众的背景，否则还是将全文拼出较佳。还好，演示文稿不像看书或文章，我们希望带着观众跟着演示文稿的进度走，所以不能期望观众在第二张投影片学会的缩写就能马上应用到后面。
6、数字的使用
数字会说话，所以善用数字来支持我们的观点或是论证，效果最好。因此，统计数字也是演示文稿常用的信息。
在演示文稿中引用统计数字时，投影片中宜以精确数字呈现，但在口述时，不要太拘泥于精确数字，而应使用近似值，因为近似值容易记忆容易联想，只有在特殊目的的时候，才需要使用精确数字。
7、关联信息的使用
信息透过时间和空间的关联，更具意义，所以流程图、组

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