第十章 项目沟通管理           项目沟通管理包括确保及时、正确地产生、收集、发布、存储和最终处理项目信息所需的过程。它是人、思路和信息之间的关键纽带，是成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。 一般沟通管理技能       沟通是一个广泛的主题，包括一个很广泛的知识体，并非只限于项目背景，例如： 发送--接收模型：反馈回路和沟通障碍。 传媒的选择：何时用书面沟通、口头沟通、备忘录和正式报告等。 写作风格：积极或被动的口吻，语句结构，词汇选择等。 表达技巧：体态语言、直观手段的设计等。 会议管理技术：准备议程、处理时间冲突等。      项目沟通管理将这些广泛的概念应用到项目的具体需求中去。例如，决定何时、以什么形式、向谁报告项目进度。 项目沟通管理过程 沟通计划编制           沟通计划编制包括确定项目干系人的信息和沟通需求：何人，在何时需要何种信息，以及如何将信息提供给他们。 项目沟通计划编制过程 沟通需求           沟通需求是项目干系人的信息需求的总和。需求由经过价值 分析的信息格式和类型定义。只有依靠有助于项目成功的信息沟通，项目资源才可以扩大。缺少沟通将导致失败。以下典型信息将决定项目沟通需求： 项目组织和项目干系人的责任关系。 涉及项目的规定、部门和专长。 关于参与项目的人数和地点。 外部信息需求（如与媒体进行沟通）。 沟通技术          项目要素间来回传送信息的技术和方法差别很大：从简单的谈话到扩大会议，从简单的书面文档到随时可得的在线进度计划和数据库。可能影响项目沟通技术的因素包括： 信息需求的及时性-不断更新的信息是否依靠一纸通知即可获得？定期发布的书面报告是否满足需要？ 技术可用性-现有体系是否适当？或者项目是否需要授权变更？ 预期项目人员配置-所建议的沟通系统是否与项目的参与人员的经验和专长匹配？ 技术变更-项目结束之前，现有的技术是否可能因要求采用较新的技术而可能要改变？  项目干系人分析           应对不同项目干系人的信息需求进行分析，为了满足这些需求开发出一套针对他们信息需求和信息来源的方法和逻辑观点。分析应考虑使用合适的能提供所需要信息的项目方法和技术。应小心避免在不必要的信息和不适当的技术上浪费资源。 沟通管理计划1      沟通管理计划是提供以下内容的文档： 收集和归档结构，用于详细说明收集和存储不同类别信息的方法。程序中同时应包括收集和发布对先前发布材料的更新和结构。 发布结构，用于详细说明信息（状态报告、数据、进度计划、技术文档等）流向何人，将采用什么方法（书面报告、会议等），发布不同类别的信息。该结构必须与项目组织图中描述的责任和报告关系一致。 准备发布的信息的描述，包括格式、内容、详细程度以及应采用的准则/定义。  沟通管理计划2 生产进度计划，用于显示每一类沟通将在何时产生。 计划的沟通之间获取信息的方法。 随着项目的推进和发展，更新和细化沟通管理计划的方法。 项目信息发送 沟通技能           沟通技能用于交换信息。发送人有负责使信息清楚、无歧义、完整，以便接受人可以正确接受并确认能正确理解。接受人有责任确认完整地接收到信息并正确地理解信息。进行沟通有多个方面： 书面和口头的，听的和讲的。 内部的（在项目内）和外部的（对顾客和公众等）。 正式的（报告，简报等）和非正式的（备忘录，专门会谈等）。 纵向的（组织的上下级之间）和横向的（并列的各部门之间）。  信息查询体系           信息查询体系，信息可以通过不同方式由队伍成员共享。包括人工存档体系、电子文档数据库、项目管理软件以及允许查阅的技术文档（如设计图纸）系统。 信息发送系统 信息发送系统，项目信息可以通过不同方式发布，包括项目会议、书面文档复印件的发布、共享网络电子数据库、传真、电子邮件、语音邮件和电视会议。 项目记录          项目记录可能包括描述项目的信函、备忘录、报告和文档。应该按照有组织的形式，正确地，尽量完整地保存此类信息。项目队伍成员通常会在项目即使本中留下个人的记录。 执行情况报告           执行情况报告涉及执行情况的收集和发布，以便向项目干系人提供有关资源在如何完成项目目标的信息。该过程应包括： 状态报告-描述项目目前所处位置。 进度报告-描述项目队伍的成绩。 预测-预测项目未来的状况和进度。           执行情况报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。许多项目还要求关于风险和采购的信息。 执行情况报告 执行情况报告的方法和技术 1、执行情况审查。执行情况审查是评价项目状况或进度的会议。执行情况审查通常与以下描述的一种或多种执行情况报告技术一起使用。 2、偏差分析。偏差分析涉及将实际项目结果和计划的或预期的结果进行对比。虽然最常进行的分析是成本和进度的偏差，但在范围、质量和风险分析领域与计划的偏差分析通常是同样甚至更为重要。 3、趋势分析。趋势分析涉及随时检查项目执行结果以确定执行情况是在改善还是在恶化。 执行情况报告示范表 第十一章 项目风险管理          项目风险管理包括对项目风险进行识别、分析和应对过程。它包括把正面事件影响扩大到最大和把负面事件影响减到最小。  项目风险管理概要 风险识别 风险识别包括确定可能对项目造成影响的风险,并且把每一风险的特性编制成文档.风险识别不是一次性活动,必须在整个项目过程中经常进行. 风险识别应同时注意内部和外部的风险. 严格的说,风险仅包括遭受损失或损失的可能性.而在项目的背景中,风险识别同时也与机会和威胁有关. 风险识别 产品描述 产品描述，项目产品的特性将会对识别出的风险产生主要的影响使用成熟的技术与需要革新和发明的产品相比，承担较小的风险。 风险识别的工具和技术 检查表：检查表通常是由风险来源组织而成的。来源包括：项目内容；其他风险输出；项目产品或技术事宜；内部来源，如项目队伍成员的	技能等。 绘制流程图：绘制流程图能帮助项目队伍更好地理解风险的成因及结果。 访问调查：走访不同的项目干系人将有助于风险识别，这些风险在通常的计划活动中不易被发现。另外还可以获取以前的调查记录。 风险来源 风险来源：风险来源是根据可能发生的风险事件分类的。来源清单应该是综合的，通常应该包括所有已识别的事项，如风险发生频率、发生的可能性、得失的大小等。一般风险来源包括： 需求变化； 设计错误，漏洞及误解； 对角色和责任的不当定义或理解； 估算不当； 员工技能不足。 风险来源描述 对风险来源的描述通常应包括对以下事项的估算： 该来源引起风险的可能性； 可能后果的范围； 预计发生的时间； 预计此来源引起风险事件的频率 潜在的风险事件            对项目产生影响的潜在的风险事件是离散发生的，如自然灾害或项目队伍的某一成员离开。除了那些发生可能性及造成的损失量都相对教大的风险来源以外还必须对潜在的风险事件仔细识别。在应用领域中，一般的风险事件检查表是具体明确的，而潜在的风险很少 能明确描述，例如： 在电子行业，新技术的发展将会减少对项目的需求，而房地产行业则不尽然。 由于风暴引起的损失在建筑行业十分常见，而不会发生在生物工程方面。 潜在风险的描述 对潜在风险的描述应包括以下的估算： 发生的可能性 可能发生

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