外贸单证流程图 
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我毕业之后一年才开始真正走上外贸这条路，真正开始做外贸，才发现大学所学 
的知识能用到的并不多，基本都要现学现用，尤其产品知识对于每一行的外贸行 
业来说尤其重要。当时自己对究竟做什么产品完全没有概念，误打误撞看到一个 
公司招人就去应聘了，第一个公司是做玻璃产品，这次看似误打误撞的应聘却真 
正让我踏入了玻璃产品的外贸行业。 
    刚开始工作，对于产品制作流程完全不熟悉，玻璃这一行工序比较多，尤其 
当时我们公司做的产品大部分都是装饰作用，所以工序都比较繁琐，一个胚体可 
能要经过喷涂、手绘、植绒、电镀等等一道或者几道加工工序，需要首先在各个 
工厂熟悉生产原理，知悉哪个生产环节容易出现问题，在以后出货的时候才能规 
避这些问题，否则出了问题验货过不了会给公司造成没必要的损失。公司也是出 
于这方面的考虑，安排我跑工厂跑了大概半年的时间，经过这一段时间的锻炼， 
我对产品基本能做到熟知，跟工厂之间的关系也处的很融洽（我个人觉得跟工厂 
关系处理好是很重要的，后来在工作中也得到了证实） 
    从工厂回来之后我开始给一个做了多年的业务员当助理，主要负责辅助她 
 （后面称她为直接领导），反正就是她让我干嘛我就帮她干，那时候自己什么不 
懂，都是一点一点积累的。开始的时候是从做单据开始的，客人合同、箱单、发 
票，开始我发现这些东西做起来没什么复杂的，都是固定的格式，改改内容就可 
以了，但是我却很少有一次就能完成的时候，一般第二次检查都会检查出错误， 
或者装箱率可能出错，或者很复杂的货物描述也有写错的时候，所以开始我开始 
发觉并不是那么回事，但是其实这是我们每一个人做好外贸工作的基础，并且清 
关单据对客人来说是非常重要的。我认识到这点以后每次都多检查几遍，确保没 
有错误才会传给我的直接领导。这些单据之后就开始做跟工厂有关的单据，包括 
工厂合同、工厂的生产说明，扫描标签，做产品唛头等等，其实外贸这一行跟工 
厂打交道打的是最多的，开始的时候我自己会理所当然的觉得工厂肯定知道这个 
标签怎么贴啊之类，后来出现了很多次错误，都是我觉得无法理解的错误，我的 
直接领导就告诉我你要把工厂当成小孩子，任何一点细节都要给他讲清楚，因为 
我们的加工厂一般都是家庭式的小作坊，人很少，工人年龄基本都比较大，很容 
易出现各种各样的纰漏。之后我都会在生产说明上仔仔细细的标明，并且还要打 
电话强调一遍，确保工厂不会理解偏差。 
   在辅助我同事的同时，我老板开始安排给我样品单，由于跑工厂的积累，对 
于打样品是很有用的，你跟工厂关系不错工厂就会不厌其烦的给你打样品，开始 
的时候我总是忘了打电话催，也不把样品当回事，后来我老板找我谈话，告诉我 
样品是订单的基础，如果样品做不好，是很难跟客人继续有下文的。批评了我很 
多次，主旨就是让我盯紧样品，因为错过了客人的作业时间，样品做出来也没有 
用，虽然到之后自己跟订单了样品还是经常拖，确实是因为事情太多，往往都比 
较重视订单，样品安排的不够及时，这也是以后我要需要改进的地方。 
   直到今年的春节期间，老板开始让我真正自己跟订单，我们的客户都是老板 
分下来的，不需要自己找客户，很多也是老客户翻单，在跟订单的过程中才发现 
 自己有太多太多的不足了。犯了很多次错误，有一次是自己确认了提单忘了让客 
人确认，结果后来截单了我才想起来没跟客户确认，再发给客户确认的时候客户 
真的要改品名，可是当时货代已经不给改了，要交改单费，200 元。还有一次是 
忘了跟客人确认标签细节，结果大货做完了我翻看邮件发现客人当初要求的标签 
是可移的，当时我却忽略了。还有很多类似的错误，在外贸过程中是容不得一点 
大意的，直到现在我已经跟了5 票货了，之间出过非常多大大小小的问题，大到 
全部翻箱，小到单据小小的错误，但是这些错误犯了一次我就不允许自己再犯第 
二次。其实工作过程中需要注意的地方很多，我都会拿一个本子全部记下来，包 
括第二天需要干什么等等。第二天一上班，拿出本子看看，需要打电话的就赶紧 
打电话，需要发邮件的就赶紧发邮件，容不得马虎。 
   后来有一个非常好的机会，我有幸跳到了另外一家做玻璃的非常好的外贸公 
司，环境跟待遇都很让我满意，但是自己还有很多很多需要继续学习的地方，我 
非常喜欢外贸这份工作，也怀抱着执着的热情希望能做一名出色的外贸人，希望 
大家共勉吧！ 
1.充分了解自己的产品,产品专业知识和相关术语.充分了解同行业,可以用搜索的, 
多看看他们的英文网站,能够收获不少的.                     坚持每天一个小时做这些事情. 
2. 开发客户,找B2B 或门户网站,注册,登记,发布,每日更新.这是一个长期坚持的和 
积累的过程.每天一个小时到一个半小时.论坛也有朋友提供了免费网站,一个都 
不要放过 
3.找客户,所有门户网站,B2B  网站,你能看到的英文网站,全部用各种你的产品关键 
词搜索,只要能找出来的公司的邮址和联系人,或在线能发询盘的,全部发一次.标 
题就用产品名, 内容简单,不超过10 句话.主要介绍下你是哪的公司做哪方面产品, 
相关资质证明,一两点你们的优势.然后请他到你网站去看看,有兴趣联系你就好 
了.每天一个小时到一个半小时. 
4. 邮件,每天会收到询盘,可能初期不多,但是每天建议上班的第一个小时用来回复, 
邮箱整天是常开更新状态,然后只要收到邮件立马回复.这个大概初期一个小时到 
两个小时每天能够搞定的了.邮件除了及时回复,还需要专业性的回答客人所有提 
出的疑问和需要提供的资料. 
5.每天花半个小时到一个小时逛逛论坛,吸取经验.专业性的外贸论坛有不少的. 
6.作为新人,要进步就要总结, 买几个本子, 最好每天下班后总结今天做了什么, 没做 
到什么. 明天要做什么,一周下来你会发现哪些做了做好了,哪些没做还不够.有本 
子在手不至于太茫然,不至于一个月下来就是看不到单子不知道自己做了些什么. 
7.一个月能够让你全面了解产品知识和掌握部分找客户的技巧. 两个月基本上能 
有一些固定或新增客户询盘.三个月基本上会有意向性的订单了.机会只给准备好 
了的人.命运靠自己把握!工作也是做人,但求问心无愧!! 
一、要和客户多交流多沟通，这就要和客户多聊天，还有就是逢年过节的什么 
的给他们寄张明信片什么的小礼物证明你还惦记着他。 
     要说如何能做到客户多交流，多沟通，那就需要我们多多丰富自己的知识， 
一些中外文化差异什么的，要有渊博的知识，才能和他们聊的

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