免费外贸平台实惠网资料编辑站 2011-1-20 
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   外贸邮件写作注意事项 
很多 sales 朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信， 
剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句 “No, thanks.”就可以 
让你激动半天。 
       其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可 
以试想一下，当你一天坐在电脑面前 12个小时，从 google 和各种黄页 
搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第 
二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感 
受？ 
        我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起， 
后来做 sales 和 sales manager，PA to director，一直到现在做buyer， 
中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也 
有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但 
效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当 
初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的，也会写开 
发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高 
过我们？ 
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        很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函 
电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实 
这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现 
实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎 
么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的 email，必须 
要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得 
四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作 
文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮 
件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去 
思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。 
        到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出 
 自一个中国人之手，你就出师了！ 
       我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误，大家可以看 
看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信 
怎么写。呵呵。 
        1）邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件， 
你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不 
好，还加了好几 M 的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观 
念很强，每天都有几块固定的时间用来处理 email，很多长篇大论的邮 
件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设 
为垃圾邮件。 
             我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是 
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2-3 秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复， 
不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间，然后从 inbox 
拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你 
要找的 right person，你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒，就是决定 
命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 
       2）没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣 
去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引 
客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应， 
就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题： 
 “we are the manufacturer of lights”，又或者 “need  
cooperation”，或者 “Guangdong *** trading company ltd”，或者 
 “price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等 
等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会 
有兴趣看看，但是如果你一天收到 N 封推销信，估计就会很厌烦，直接 
删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信， 
还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。 
              举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司 DEF Co. Ltd，目 
前公司最大的客人是美国的 Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的， 
不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！如果我要写 
一封开发信给美国的 ABC inc （这个名字是我编的），我从 google 上了 
解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系 
列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题， “Re: ABC  
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inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 
              其中，ABC inc 代表了客人的公司名，你在写给他的主题上 
首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot vendor-solar 
light 明确表示你是北美第二大零售商Home Depot 的太阳能灯供应商， 
既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的 DEF Co., Ltd.代表自己公司。 
这样一来，假设你找对了人，这个正是 ABC 公司太阳能灯的 buyer，又 
或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home 
depot 的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不 
是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个 
主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收 
件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮 
件！只要关键词输入 ho

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