免费外贸平台实惠网资料编辑站 2011-1-20 
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          外贸函电课程 
         Unit 1 Basic Knowledge of Business Letter Writing 
                    第1 单元 商务书信写作的基础知识 
●  Purpose：让学生掌握商务英语书信的格式及构成。 
? Outline: 
 ⅠForm and Structure of Business letter  商务书信的格式及构成 
ⅡThe ways of writing parts  各部分的写作要领 
Ⅲ addressing envelopes  信封的写法 
Ⅳ Writing Principles of the Business letter  写信的原则 
? Main Points 
1、Form and Structure of Business letter 
2、英美书信的不同写法 
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●  Methods 
● Time Allotment 
●  Course 
 ⅠForm and Structure of Business letter  商务书信的格式及构成 
Form 格式： 
 （1）、Full Block Form 齐头式 
 （2 ）、Modified Block Form with Indented Style 混合式 
 （3 ）、Modified Block Form  改良式 
 （4 ）、Simplified form  简化式 
 Structure 构成： 
    a、Letterhead  信头 
    b、Reference and date  编号和日期 
    c、Inside name and address  封内地址 
    d、Attention line  注意事项 
    e、salutation  称呼 
   f 、 Subject line  事由 
    g、Body  信文 
    h、Complimentary Close  结尾礼词 
    i、 Signature  签署 
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   j 、 Enclosure  附件 
   k、Carbon copy notation  抄送 
   L、Postscripts  附言 
ⅡThe ways of writing parts  各部分的写作要领 
Ⅲ addressing envelopes  信封的写法 
Ⅳ Writing Principles of the Business letter  写信的原则 
Ⅴ 英美书信的不同写法 
 （1）、 英式的书信格式是缩行式或混合式,而美式则是绝对平头式或改良平头。 
 （2 ）、 称呼用法,英式一般用Dear Sirs,后用逗号。美式则用Gentlemen:后用冒号。 
 （3 ）、 结尾语的用法,英式和美式的习惯各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商 
业书信。英式则不然,商业书信或亲友间来往书信中都可用。 
 （4 ）、 日期写法也不相同,英式是按日—月—年的顺序。美式则按月—日—年的顺序。 
 （5 ）、 信封写法的不同点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式。另 
外,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角。航空信的空邮字样“AIRMAIL ” 
 “VIA AIR MAIL, ”“BY AIR MAIL,”英式写在信封的左上角,美式则写在贴邮票的下方。 
? Supplements 
常见问题1 
打日期要注意下列各点: 
   1. 年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。 
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   2. 月份要写英文名称,不能用数字来代替。如(3 ／9 ／99)等不能在正式函件中使用。 
   3. 月份名称可用缩写,如Aug.代替August;Oct.代替October;但May,June,July 本身很 
      短,不再减缩了。 
   4.  日期有时用 1,2,3,4,5, ?,11,12, ?,21,22,23,24, ?,31       等, 有时用 1st,2nd 
3rd,4th,5th,?,11th,12th,?,21st,22nd,23rd,24th?,31st. 日期最好用基数字,不用序数字。 
   注意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。日期可用 1,2,3,4, 
或用1st,2nd,3rd,4th.但各国各地习惯不同,不可一概而论。 
常见问题2 
   说明:在公司名称的前面加c/o(care of),意思是由其转交,说明本信是一封私人信要由本 
人拆封,总收发不要拆。有时候外国商人来我国访问未到达以前,无一定信址,信件常由邀请 
公司转交,千万不要误拆,以免误会。 
常见问题3 
     如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位可在信件最后的 
左下角注明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC 是carbon copy 的缩写。 
常见问题4 
     齐头式 ( Full Block Form )：凡是用打字机打上去的每一行字,包括(完全或绝对平头 
式) 日期、封内地址、事由和结尾敬语都是从左边的空白边缘打起。 
     混合式 (Modified Block Form with Indented style)：封内地址及其他需要分行的部 
分,采用齐头式,而第一段开始行采用缩行式。两种格式的混合采用所以称之为混合式。 
    改良式( Modified Block Form)：这种格式,除日期,结尾礼词和签名部分外

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