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外贸函电写作规范
七 、 Body 内 容
商 务 信 函 的 内 容 指 你 在 信 中 要 说 的 事 情 。你 可 以 进 行 询 问 、回 复 、
感 谢 、推 销 产 品 、索 赔 、催 款 、祝 愿 等 等 。通 常 要 分 成 合 理 的 短 段 落 ，
分 开 头 、 中 间 部 分 和 结 尾 ， 每 段 之 间 还 要 留 出 足 够 的 空 格 。
内 容 部 分 打 印 在 称 谓 或 主 题 下 面 两 行 处 。 内 容 段 落 要 单 倍 行 距 ，
太 短 的 信 可 以 双 倍 行 距 。 在 段 落 之 间 要 双 倍 行 距 。 简 化 格 式 的 信 （ 没
有 称 谓 ） 从 主 题 下 面 第 三 行 开 始 写 。
● 开 头
开 头 没 有 固 定 的 写 法 。 可 以 简 单 地 说 明 写 信 的 原 因 或 要 求 ， 也 可
以 提 一 下 上 一 封 信 、合 同 或 文 件 ，或 使 用 生 动 的 开 头 引 起 读 者 的 兴 趣 。
第 一 次 通 信 时 也 可 以 用 开 头 语 简 要 介 绍 自 己 。
开 头 语 一 般 自 成 一 节 ， 文 字 简 洁 ， 与 信 的 正 文 分 开 。 许 多 商 务 信
函 还 不 用 开 头 语 。
● 正 文
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正 文 是 信 函 的 主 体 。 这 部 分 给 收 信 人 提 供 你 想 传 递 的 详 细 信 息 。
表 达 写 信 人 的 具 体 愿 望 、 要 求 、 看 法 等 ， 紧 接 在 开 头 语 的 下 面 。 这 可
以 是 一 段 或 几 段 ， 最 好 一 段 表 达 一 个 意 思 。 需 两 页 或 更 多 信 纸 时 ， 应
在 续 页 上 注 明 收 信 人 名 称 、 页 数 、 日 期 。 续 页 写 法 如 下 ：
1．Mr. John Smith
Page 2
June 3 ， 2001
2 ．Page 2
The ABC Company, June 3, 2001
信 的 正 文 部 分 所 用 的 英 语 应 该 清 楚 简 明 ， 段 落 清 晰 ， 标 点 正 确 。
段 落 划 分 — 在 信 中 每 段 表 达 不 同 的 内 容 ， 因 此 可 能 一 段 只 有 一
句 话 ； 但 是 短 小 的 段 落 太 多 会 破 坏 信 的 整 体 外 观 。
小 标 题 — 如 果 内 容 可 以 有 效 地 划 分 成 几 部 分 ， 那 么 请 大 胆 地 使
用 小 标 题 。
列 表 — 同 样 ， 如 果 一 个 段 落 包 括 一 些 想 法 ， 可 以 有 效 地 以 列 表
的 形 式 表 现 出 来 ， 使 用 列 表 表 示 ， 还 可 以 通 过 项 目 编 号 和 符 号 加 以 突
出 。
间 距 — 几 乎 所 有 的 商 务 书 信 都 采 用 单 倍 行 距 ， 段 落 之 间 采 用 双
倍 行 距 。但 是 一 些 机 构 对 于 非 常 短 的 信 函（ 比 如 说 10 行 ）愿 意 采 用 双
倍 行 距 和 更 宽 的 边 界 。 收 信 人 的 地 址 （ 还 有 寄 信 人 的 地 址 ， 如 果 不 是
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印 制 好 的 ） 一 般 都 采 用 单 倍 行 距 。
● 结 尾
信 的 结 束 语 可 以 重 复 一 下 刚 刚 说 的 事 情 ， 发 信 人 要 做 或 希 望 收 信
人 做 的 事 ， 也 可 说 套 话 ， 位 置 在 正 文 结 束 之 后 ， 需 另 起 一 段 。 如 ：
1． “ Wish to hear from you soon” “希 望 不 久 收 到 你 们 的 消 息 ” ；
2 ． “ If you need further information， please tell us”“ 如
果 需 要 更 多 信 息 ， 请 告 知 我 们 ” 。
● 商 业 书 信 开 头 和 结 束 常 用 句 式 ：
开 头 用 语 ：
● We received your letter of May 15 in which you inquired
about recent training programme conducted for our office
personnel.
我 们 收 到 了 你 们 5 月 15 号 的 来 信 ，信 中 你 们 询 问 我 们 办 公 室 人 员
最 近 的 培 训 计 划 。
● We want to welcome you to the Hobby Supplies family of
satisfied customers.
我 们 想 欢 迎 你 们 成 为 我 们 Hobby Supplies 满 意 客 户 的 一 员 。
● Thank you very much for your order of March 17, #209, which
arrived today.
我 们 今 天 收 到 了 你 们 3 月 17 号 的 209 号 订 单 ， 非 常 感 谢 。
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● We were happy to receive your request to stock our
Precision Watch Line.
我 们 很 高 兴 收 到 你 们 对 我 们 系 列 ‘精 确 手 表 ’ 的 垂 询 。
● We were so
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