外贸业务沟通技巧 
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外贸商沟通第1 招：妥善安排会面的约定 
—IdliketomakeanappointmentwithMr.Lee. 
当你计划到海外出差，顺道拜访客户时，必须先以书信通知对方。出国以前再以传真、邮件或电话向对方 
确认访问的日期和目的。如果是临时决定的拜访，也要通过对方的秘书安排，告诉她： 
“IdliketomakeanappointmentwithMr.Lee.”  （我想和李先生约见一次。）让对方对你的造访有所准备，才会 
有心情和你洽谈。 
外贸商沟通第2 招：向沟通对手表示善意与欢迎 
—Iwillarrangeeverything. 
如果沟通是由你发起，提供对手一切的方便，能使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行。尤其是当你的 
沟通对手是远道而来的，你热心地告知他：“Iwillarrangeeverything.”(我会安排一切。）不但表现出你的诚 
意，也能使他在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通。 
外贸商沟通第3 招：沟通进行中应避免干扰 
—Nointerruptionsduringthemeeting! 
如果沟通的地点是在你的公司，那么请叮咛你的部属，勿在沟通过程中做不必要的干扰。因为过份的干扰 
会影响沟通的意愿和热忱。 
外贸商沟通第4 招：遵守礼仪 
—Behaveyourself! 
沟通时，仍然要遵守一般奉行的礼仪和保持良好的仪态，这样可以增加人们对你的好感，提高你的沟通效 
率。此外，坐姿不良，在对手讲话时左顾右盼，都足以使人对体产生不良的印象，而减低与你洽谈的兴致。 
外贸商沟通第5 招：适时承认自己的过失 
—Itsmyfault. 
如果你明显地犯了错，并且对别人造成或大或小的伤害，一句充满歉意的“Imsorry.Itsmyfault.”  （对不起， 
是我的错。）通常能够获得对方的原谅。就算他实在很懊恼，至少也能稍微缓和一下情绪。做无谓的辩解， 
只能火上加油，扩大事端。 
外贸商沟通第6 招：抱怨不是无理取闹 
—Ihaveacomplainttomake. 
以激愤的语气向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使结果适得其反。服务员上错了菜，旅馆女服务员 
忘了整理你的房间，送来的货物根本不是你订单上所指明的东西等情况，着实令人懊恼。但是生气并不能 
解决问题，不如心平气和而语气坚定地告诉对方“Ihaveacomplainttomake.”  （我有怨言。）然后告诉他所 
发生的事。 
外贸商沟通第7 招：资料须充实完备 
—WehaveapamphletinEnglish. 
具体的物品通常比口头描述更有说服力。当客户听到你说“We have apamphletin English ．”  （我们有英文 
的小册子。）或“Please take this asasample”  （请将这个拿去当样品。）时，一定会兴趣大增，进而问你许 
多和产品有关的问题。如果你平时资料搜集得全面，便能有问必答。这在商务沟通上是非常有利的。 
外贸商沟通第8 招：缓和紧张的气氛 
—Howaboutabreak？ 
当会议因冗长而陷于沉闷、紧张的气氛时，做无意义的僵持是无法获得令人满意的结果的。如果能在不打 
断对方的情形下提出“How about a break ？”  （休息一下如何？）对方必能欣然接受，紧张的气氛也立刻得 
以经解。当你们再回到会议桌时，也能以清晰的思路继续沟通。 
外贸商沟通第9 招：做个周到的主人 
—Youcanuseourofficeequipmentifnecessary. 
如果沟通是在你的公司进行，除了应向沟通对手提供舒适的场所以外，更应该尽量配合对手，向他提供有 
助于沟通进行的服务与设备。例如，大大方方地告诉他“Youcanuseourofficeequipmentifnecessary.”  （如果 
必要的话，您可以使用我们的办公室设备。）协助对手对沟通内容做正确的衡量，其结果可能也是对己方 
极为有利的。 
外贸商沟通第10 招：询问对方的意见 
—Whatisyouropinion? 
每个人都希望自己的意见受到重视。当你和他人进行沟通时，除了说出自己的想法以外，随时可加上一句 
“Whatisyouropinion ？”  （你的意见是？）或“Idliketohearyourideasabouttheproblem ．”  （我想听听你对这 
个问题的看法。）不但让对方感觉受到重视，更能使你们因思想的交流而逐渐达成协议。 
外贸商沟通第11 招：清楚地说出自己的想法与决定 
—IthinkIshouldcallalawyer. 
如果在沟通场合中，你无法详实地说出心中的意念，不仅会使对方听得满头雾水，说不定还会让对方认为 
你对实际情形根本不了解，而失去和你沟通的兴致。试想假如你在向警察描述车祸的发生时，不能提醒他 
“Ihadtheright-of-way.” （我有优先行驶权。）或没告诉他“IthinkIshouldcallalawyer.” （我想我该叫个律师。） 
你也许因此而吃了大亏。还有很多情况是特别需要提供详实资料的，例如：向医生叙述你的病痛，告诉理 
发师你所要的发型，向客户讲解产品的特性等。平常多注意英美人士对这类场合的应对，您这方面的英语 
一定会大有进步！ 
外贸商沟通第12 招：找出问题症结 
—Whatseemstobethetrouble ？ 
任何一个冲突或误解的产生，都有潜在原因。为什么你的老客户这回不向你的公司订货？为什么对方不能 
达到你的要求？这种情况发生时，要立刻积极地探索原因。向对方探询“Whatseemstobethetrouble？” （有 
什么困难吗？）或问一句“Istheresomethingthatneedsourattention?有什么需要我们注意的吗？）都能表示 
你对事情的关切。知道问题的症结，才有办法进行沟通。 
外贸商沟通第13 招：要有解决问题的诚意 
—Pleasetellmeaboutit. 
当客户向你提出抱怨时，你应该做的事是设法安抚他。最好的办法就是对他提出的抱怨表示关切与解决的 
诚意。你的一句“Pleasetellmeaboutit”  （请告诉我这件事的情况。）或 
“ImsorryformyerrorandassureyouIwilltakegreatcareinperformingthework”  （我为我的错误感到抱歉，并向 
您保证，我会尽全力处理此事。）

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