高效企业秘书及助理训练 实战讲师 盛代宏 柏明顿高级培训讲师、人力资源管理硕士,先后于大型国营、民营企业历任董事长秘书、总经理助理、总裁办主任、人力资源总监、营运总监、副总经理等职务,是实干型的行政、人力资源管理人员。他坚持实践加理论的工作方式,以最新的经验总结传授给他人,他授课风格注重以实际案例结合现场互动形式,剖析授课知识点,能够深入浅出,感染力强,实效显著。主讲课程有:《赢在中层》、《高级秘书及助理训练》、《现代企业公文写作技能》、《旅游景区营运力管理》、《职业经理口才训练》、《旅游企业人力资源实战运用》等,接受过其培训的学员,给以他最高的评价---将最创新的、实战的、具执行力的知识授给大家,教大家活学活用。他的公开课程与企业内训课程强调“边学、边做、边成就”,使得学员能够很快掌握实践性的工作技能与技巧。 学会认识 每个小组成员相互认识。 要求将自己的左手掌拓写在大白纸上 将自己的名字写在掌心 将现服务的企业主营项目写在大拇指上 将服务的企业性质(如合资)写在食指上 将服务的部门名称写在中指上 将自己岗位写在无名指上 将自己的兴趣写在小指上 观察本组的其他组员,有相似的用红笔連线。 观察本组中连线是否是本班最多的。 课 程 大 纲 第一章、企业秘书与助理的工作 第二章、如何提高工作效率与提升 工作技能 第三章、如何成为上司得力助手 第四章、企业秘书与助理的形象 第五章、企业秘书与助理礼仪常识 第六章、秘书与助理的职业发展 第一章 企业秘书与助理工作 企业秘书与助理的角色定位 上司眼里的秘书与助理 不同性质企业秘书的工作介绍 企业秘书与助理的工作特征 一、企业秘书与助理的角色定位与功能发挥 1、秘书是什么?(常识) 《辞海》中,秘书有五种涵义:一指职务名称之一,是领导的助手;二是指官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职;三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员,分一等秘书、二等秘书和三等秘书;四指宫禁里的藏书;五指衬伟图录(汉代流行的宗教迷信),我们现代的秘书的涵义,是指人,即秘书人员。 确切地说,秘书是领导、专家、管理人员履行其职务时的辅助人员,是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 2、秘书的差别 秘书职务是通性的定义,但在实际工作中,秘书人员是有区别的,那么如何区分呢?主要用生物学中的属与种类的方式进行。属,我们称秘书为工作人员,而种则有一定的区分,比如因单位的性质不同而有所区分,行政事业单位与企业、人个等皆不同,因而存在着一定的差异。 不过,秘书或秘书班子,都从属于一定的机构或个人。同时,秘书或秘书班子以阐明和贯彻领导意图为已任,具有执行性。 案例:两个秘书不同结果 大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久,李兰受到了总经理的青睐,一再被提升,很快就做了部门经理,可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做文员。终于有一天王芳忍无可忍,向总经理提出辞呈,并痛斥总经理用人不公。 总经理耐心地听着,若有所思。忽然他说:“年轻人,别忙着辞职,先帮我到今天的集市上看看,有什么可卖的。”王芳很快从集市回来说,“只有一个农民拉了一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋,多少斤?”总经理问,王芳又跑回去,回来说有10袋。“价格是多少?”总经理又问,王芳欲再次跑回集市,总经理望着气喘吁吁的王芳说,“请休息一会儿吧,你可以看看李兰是怎么做的。”说完,叫来李兰对她说、:“请你马上到集市上去看看,今天有什么可卖的。” 李兰很快从集市上回来了,汇报说到现在为止,只有一个农民在卖土豆,有10代,价格适中,质量很好,她带回来几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市,据李兰看价格还公道,这种价格的西红柿总经理可能会要,所以,她不仅带回了几个西红柿做样品,还把那个农民也带过来了,他现在正在外面等着回话呢! 面对着一切,王芳忽然明白了,李兰比她多想了几步,于是她在工作上总会取得成功。 问题 王芳和李兰的差距在哪里? 上司眼里的秘书与助理是怎样的? 1、修养、职业道德与能力 (1)修养:要有一定的工作立场,不存在大是大非,同时具有较高的理论基础。 (2)职业道德:敬业爱岗,甘于平凡;不辞劳苦,少计得失;自尊自重,克已奉公;谦虚谨慎,平等待人;严守机密,提高警觉。 (3)能力要求: A、办事能力—是由多种能力综合而成的,包括:理解和领会能力、分析能力(主次缓急、难易远近)、应变能力; B、交际能力—秘书善于交际,使人容易接近,也容易让人信赖; C、表达能力—口头表达能力与书面表达能力,能说会写是秘书的“看家本领”。说话一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼。而写作能力主要指应用文的写作能力,这种能力要求秘书平时勤学苦练,练就“出手成章”的硬功夫。 D、操作能力—秘书是种需要多种技能的综合性的职业种类,秘书人员在使用工具方面须与社会的发展保持一致。比如电脑、通讯器材、照相机、远程通讯、英语等软件工具须通晓。 (1)准确---办事讲究质量。 (2)迅速---执行讲究效率, 凡是应该办的事,要迅速办理,能在当天完成的,绝不拖到明天;能在1小时内办完的,绝不延到1小时后。 (3)保密。 3、上司需要什么样的秘书 1)、了解你的老板 个性与处事风格 男老板与女老板有别 不能改变情势、不能改别人,只好改变自己 2)、成为一个得力的秘书 自动自发 像一个尽职的管家婆 注意细节 可以24小时全天候待命 任劳任怨,学中做、做中学 管理自己、管理老板 1、国营企业 2、民营企业 3、中外合资 4、外资企业—台资、日资、美资、欧资、东南亚地区 面对逆境: 泥土或星星 有一個美國年輕軍官接到調動命令,人事令上將他調派到一處接近沙漠邊緣的基地。新婚的妻子跟著他離開都會生活前往。 該地夏天酷熱難耐,風沙多且早晚溫差變化大,更糟的是部落中的印地安人都不懂英語,連日常的溝通交流都有問題。 過了幾個月,妻子實在是無法忍受這樣的生活,於是寫了封信給她的母親,除了訴說生活的艱苦難熬外,信末還說她準備回去繁華的都市生活。她的母親回了封信跟她說:「有兩個囚犯,他們住同一間牢房,往同一個窗外看,一個看到的是泥巴,另一個則看到星星。」 從此後她改變了生活態度,積極的走進印地安人的生活裡,學習他們的編織和燒陶,並迷上了印地安文化。她還認真的研讀許多關於星象天文的書籍,幾年後出版了幾本關於星星的研究書籍,成了星象天文方面的專家。 二、成为“边学、边做、边成就”的秘书与助理 边学:实实在在做人 边做:踏踏实实做事 边成就:让上司满意你,让周围接受你 学与悟:“勤学、苦练、成就未来”的秘书 企业形象大使:塑造由内而外的职业形象 三、 高效率的文件管理 高效名片管理—大大提升上司的业务能力 如何运用信息科技拉近客户距离 客户关系管理 高效助理与秘书必备之文书管理技巧 如何扮演上司的超级特助 如何成为全方位信息整合工作者 1、一目了然----简约文档管理 按性质内容分类 按名字分类 以顺序排列 以颜色分类 以编号分档 以地理位置分文件 2、档案管理的原则 正确:分类与存放要正确,忌紊乱; 简明:简单明了,放置位置与使用方法,让公司里的有关人员清楚明了,使上司或其它同事也随时可取用参考。 经
高效企业秘书及助理训练080510.ppt
下载此电子书资料需要扣除0点,