企业档案管理基础知识 青海省档案局 庞宁涛 电话:0971-8482466 Emerl-qhpnt@126.com 要解决以下问题 什么是档案？ 什么是档案全宗？ 全宗内档案有哪些种类？ 企业档案工作的任务要求是什么? 企业各类档案的内容构成是什么？ 执行的工作标准是什么?     一、什么是档案 档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（中华人民共和国档案法） 档案是各项工作活动的历史记录 档案是具有保存价值的 档案的载体形式是多种多样的 二、全宗档案 全宗：就是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。分为机关组织全宗和人物全宗两种。 国家档案全宗：是由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。 立档单位：在通常情况下，一个独立从事活动的机关或组织就是一个立档单位。它所形成的档案应当构成全宗。 　（可以行使职权，能以自己的名誉对外行文；是一个会计单位或经济核算单位；有一定的人事任免权。）  企业档案全宗：是企业全部档案卷宗的集和。是企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 三档案的种类   １、文书档案 文书档案：是机关、团体、企事业单位在党群工作和行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称 。 １、党群管理 ：党务工作、组织工作、宣传工作、纪检与监察工作、工会工作、共青团工作、民间团体工作。 ２、行政管理 ：行政事务、安全保卫工作、审计工作、劳动人事、教育工作、外事工作。 ３、经营管理 ：经营决策、生产经营计划、统计工作、财务管理、资产管理、物资管理、产品销售、信用管理。 ４、生产技术管理 ：生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案和信息工作。   ２、会计档案 会计档案：是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 １、会计凭证：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 ２、会计账簿：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账薄。 ３、财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 ４、其　　他：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。   ３、科技档案Ⅰ 科技档案：是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 1、生产技术档案：是在从事生产和技术管理工作中形成的科技档案。主要包括生产规程、技术要求、工作标准、计划安排、工作实施、总结检查等方面的内容。   2、农业科技档案：是在农、林、牧、副、渔各业的生产、技术活动中形成的档案。农业科学是一个综合性很强的科学体系，上自天文、气象，下至水文、地理，旁及生物和人类活动的各个方面。一般来说，农业科技档案主要包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业、畜牧、水产生产档案和农牧业生态环境档案等。 3、科学研究档案：顾名思义就是在科学技术研究中形成的科技档案。主要包括研究的规划准备、研究实验、成果鉴定、奖励（专利）申报、推广应用等科技文件材料。   ３、科技档案Ⅱ 4、基本建设档案：是在按批准的设计文件所规定的内容建成的新建、扩建、改建的基本建设项目（工程）和技术引进、技术改造项目中形成的。主要包括从项目的提出、可行性研究、立项到勘察设计、施工安装，调试准备，试生产（使用）和竣工验收等过程中形成的科技文件材料。 5、工业产品档案：是在产品的调查选择、研究设计、定型鉴定、批量生产、市场信息反馈等过程中形成的科技档案。 6、设备仪器档案：是在各种机器设备、车辆、船舶和仪器仪表的购置、安装、调试、使用和维护过程中形成的科技档案。 7、专门技术档案：是各个单位或部门在从事自己特有的专业技术工作活动中形成的科技档案。专门技术档案种类和内容繁多，一般以其专业技术工作名称来命名该类档案。如气象档案、天文档案、水文档案、地震档案、地质档案、测绘档案、教学档案、病历档案、设计档案、施工档案、环境保护档案等等。     ４、声像档案 声像档案：是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。  反映单位概貌、名称、历届主要领导人的声像材料。 上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片。单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料单位在涉外活动中形成的声像材料。单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料。上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料。单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料单位获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等的声像材料。反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。搜集来的其它具有保存价值的声像材料。    ５、实物档案 指具有参考和利用价值并作为档案保存的实际物品。主要包括本单位获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品及反映本单位不同发展阶段的产品样品，实体性科技成果、工装和设备等物品。 　    ６、电子档案 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。    ７、人事档案 干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。－－干部档案工作条例  人事档案是依照干部档案管理办法将外延扩大至各类需要建立个人档案的集和。 四、企业档案工作的任务要求 企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、归档时间、归档要求，保证归档文件材料齐全完整、准确系统。 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。 第五条 企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。 企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。 企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。   1、归档范围  企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件

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