Toyota Management System EDP 2005 Mikkabi Session A3 资料的制作技巧 指导者 : 杨 凯2006 年 5 月 1 日丰田式 A3 资料的优点丰田式 A3 资料的优点 丰田式 A3 资料的优点总体方案图明确资料的目的明确资料的目的明确资料的目的明确资料的目的明确资料的目的撰写资料纲要撰写资料纲要 确定版面设计 确定版面设计撰写资料内容校对内容和格式补充信息 : 使用图表参考补充信息 : 使用图表参考补充信息 : 使用图表参考补充信息 : 使用图表参考A3 资料 = 你现在的能力 发 　表 (5min) 　■　 请各组选出一名代表■　 抽选一组进行发表 ～　 解 　 说 　～ 弱点评价问题确定为 缺少沟通过早地确定为 能力的问题问题没有被分解弱点评价已经开始制定对策 已经开始制定对策尽管分解了问题，但范围又变宽了弱点评价真因之间的差距太大， 使人怀疑这些是否是真因 弱点评价 Presenter’s Notes Introduce yourself to participants Describe your relevant professional background to the subject area * Copyright 2005 TOYOTA INSTITUTE, Toyota Motor Corporation, 2005 (Internal Use Only) * Copyright 2005 TOYOTA INSTITUTE, Toyota Motor Corporation, 2005 (Internal Use Only) A3 资料有哪些优点？用一张 A3 纸即可展现问题解决整体 “ 过程 ”A3 资料是丰田公司的核心沟通工具A3 资料有哪些优点？ 考虑到汽车行业的独有特点，即：每道工序涉及很多员工，因此团队合作是成功的关键。 所以，“一目了然”的资料是非常必要的。A3 资料有哪些优点？通过 A3 资料，运用 / 遵循问题解决的步骤，可以促使下属 / 上司确认你的计划，并提出有价值的建议，与你共同探讨。 A3 资料是人才培养的重要工具 .  步骤2.  制作 A3 资料确认内容和格式开始编写 A3 资料 确定格式 制定问题解决 步骤纲要明确目标步骤1.  设定场景 完成 A3 资料 制作什么样的资料要依其目的而定 。首先要考虑“面向谁”“如何使用”“何种用途”，最后明确传达“什么内容” 。 公司外部公司内部其他部门本部门经管会、部长或室长面向谁资料的内容传达 什么分发开会自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长如何 使用说明自己进行说明上司进行说明经管会、部长或室长用途 如何报告联系商谈裁决 ＊ 详细内容见下页 1. 考虑是“面向谁 ” 的 A3 资料因为 A3 资料是说明过传达信息的工具，看资料的人不同，其内容也要相应变化。你应当把握或推测客户对你所阐述的内容的需求、状态、兴趣以及理解能力。< 例如：你应当考虑的特征 > 心理距离 / 专业性 / 立场( 头衔、部门等 )  2. 考虑如何使用 A3 资料 1) 考虑资料使用的场合 : 场景决定内容 。仅仅阐述内容 => A3 资料应表述清晰，无需任何解释。 讨论 => 从与会者那里容易地得到补充信息 2) 考虑资料使用人 : 使用者（说明人） 也决定了内容 。A3 文件应当具有易于使用的特征。 3. 考虑 A3 资料用于何种用途 即使主题相同，资料用途不同，内容也会不同 报告 : - 事实、对策、及时报告 提交资料，请求审批 : - 基于问题解决步骤的、 符合逻辑的解释 - 需要决策的内容 4. 考虑 A3 资料要传达什么内容 1) 考虑应该强调的要点在明确前 3 项之后，开始确定需强调的要点。 必须很好地考虑应该强调问题解决 8 个步骤中的哪些步骤。 2) 最后，确定 A3 资料的标题 构架的基本内容以简洁的方式整理每个步骤的关键要点和补充数据。 => 每个步骤最多 3 项要点 撰写容易理解的说明纲要是关键。简明易懂。遵循问题解决的步骤。 步骤8: 巩固成功的流程步骤7: 评估结果和过程步骤6: 贯彻实施对策 步骤5: 制定对策 步骤 4: 根本原因分析步骤3: 设定目标步骤2: 分解问题 步骤1: 明确问题 确定纲要的主体 > 每个问题解决方法步骤的简单信息，最多三个 > 确定问题解决方法步骤是否符合逻辑 。 > 场景的核心内容时间长度应为一分钟。确定对纲要主体进行补充的内容 > 补充数据是否充分？ > 基于事实的内容是否通过“现地现物”方法？ > 是否具有清晰的“因果关系”？检查纲要整体 > 反复思考 > 面向谁、如何使用、何种用途 > 是否遵循了问题解决的步骤和流程 1. 根据纲要，确定版面设计 1) 排列好各个文本框为每个步骤设置文本框，根据纲要排列文本框。确定流程，如：“左 => 右”，“上 => 下”，“逆时针旋转”。2) 确定文本框的大小，兼顾版面的保持平衡。要特别注意重点内容文本框的大小。 3) 设置适当的空白处，沿垂直线 / 水平线对齐。 2.  确定各文本框的标题 < 高层次的版面 > 场景 数据 数据 数据 从结论开始纲要 数据 数据 结论 分别显示纲要和数据步骤1 步骤2 步骤3 步骤 4 步骤5 步骤6 结果和评估步骤7 下一步行动最终报告 行动方案 计划 题目 简洁的语言 使用图表使用大写 / 粗体或运用 文本框，取得强调效果 文本和书写格式保持一致，各文本框的边线 保持垂直和水平对齐 。 使用简洁的语言，并采用图表，制作直观的文件。有效地修饰。 “一目了然” 地突出重点强调的内容。基本内容的风格和格式应保持一致。题目 采用问题解决流程制定的纲要是否流畅？ 是否存在步骤和过程缺失的现象？关键信息是否清楚明确？ 整体纲要的流程充分的确认 1) 垂直条状图用于比较绝对值的大小 2) 线形图用于查看浮动情况 3) 饼状图用于比较各项所占的份额 4) 水平条状图用于比较各项所占的份额 5) 复杂的图表强调重要数据 6) 散布图用于确定不同数据之间的关联根据目标选择合适的图表设置简明易懂的题目明确单位采取措施保证外观清晰1200 （ 单位 ） 950 900 1000 反弹 ? 0 0 200 400 600 800 1000 1200 （ 单位 ） 无变化 增长 恢复到 1981 年的水平 1 月3 月5 月1 月3 月5 月不同的比例尺造成不同的印象 => 过渡期造成不同的印象问题解决能力 资料制作技巧 不断的实践 完美的 A3 资料 激情 A3 资料填写练习（ 80min ） 1 、 阅读第一天 TBP 案例内容及补充信息( 减少交通费报销单迟交现象 )  （ 10min ） 　　　　　　　　　　　　2 、 小组内进行讨论、分工， 每小组用电脑完成一张最终 A3 资料 （ 70min ） 3 、讨论结束后，事务局将收集电子版减少交通费报销单迟交现象1. 明确问题2. 分解问题 3. 目标设定 4. 真因分析5. 制定对策 7 月上旬 6 月下旬 6 月上旬 5 月下旬Mike, Tom ■ 定期召开小组会议 Tom, Joe ■ 制定报销单提交流程手册 Tom, Joe ■ 修改报销单格式日程人员 措施 6. 评价和未来的计划(1) 评价　　 九月份的销售规划部国内出差开支报销单未出现延迟提 交的现象。其结果是整个公司的交通费开支报销单延迟提交的比率得以降低 [ 数据 4]  (2) 未来的计划 将新的报销单格式应用于其它部门将此流程运用于海外出差费用开支的报销 计划计划改善改善实施■ A3 纸示例计划改善实施实施措施报销单晚交率的变化全公司范围 销售规划部 Copyright 2005 丰田学院，丰田汽车公司， 2005 年（仅限内部使用）发 　表 (10min) 　 ■　 请各组选出一名代表■　 抽选两组进行发表( 每组 5min * 2) ～　 解 　 说 　～ 强调要点部分将分解问题的过程用语言描述，并突出要点内容将数据可视化 -- 使用图表回顾过程时， 使用相关数据 A3 资料评价练习1 ． A3 资料评价要点 （ 1 ）　内容 上内容是否按问题解决的流程展开？ 各个步骤的说明方法是否贴切？是否根据客观事实，使用了各种数据和图表， 以体现得更清晰易懂？Point1 Point2 Point3 （ 2 ）　 美观度Point1 Point2 Point3 Point4 上下 、 左右的余白是否均衡？ 该强调的地方是否有明确标注？ （ 粗体字 、 粗线 、 上颜色等 ） 是否统一了文体和书写格式？是否具备基本提交资料的要素 （ 提交对象 、 日期 、 提交人 、「 以上 」 等等 ） 1 ． A3 资料评价要点Case study 1 （ 20min ） 1 、 仔细阅读 A3 案例 1 的资料， 就 内容上（ 不好的地方 ） ， 小组内进行讨论。 （ 15min ） 　　　　　　　　　　　 2 、 请将讨论的结果汇总在白板上 （ 5min ） 　　　　　　 *  * *  Sheet16
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創意くふう提案件数　ボデー課　２係　組件数○○年度不良発生件数推移実線点線部品別生産実績A
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修理工数　制御機器ポンプ配管バルブその他C設備B設備A設備粗材加工不良バリ水漏れゴミスリコミ