Part 8 WRITING 内容结构： ◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作 ××公司××部经理先生：这次请您了解××商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于××商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致致礼×××敬上××年×月×日图8.1 致谢函实例 ×××公司××经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠××公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。××公司经理×× ×年×月×日 图8.2 查询函实例 ××公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。×××公司(盖单)  ×年×月×日 图8.3 结帐清单实例 ×××总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。×××公司×年×月×日 图8.4 通知提价函实例 ××先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的××小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。××公司经理×年×月×日 图8.5 求职答复函实例 如何起草公司年度工作报告 常见年度报告的一般性框架： 第一部分：过去一年的工作回顾。 第二部分：提出下年度工作总体思路。 第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。 第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。 第五部分：简要总结，发出号召。 * * ☆ 写作是一种重要的沟通方式☆ 写作是一种特殊的沟通方式☆ 写作是一个不断发展的概念一、写作要则4 C：正确( Correct) 清晰( Clear) 完整( Complete) 简洁( Concise)  二、写作过程1． Gather information  收集资料files, articles, books, financial statements, interviewing by telephone, world wide web, CD-ROMs, intranet databases, brainstorming, free writing, etc. 2． Organize your thoughts  组织观点(1) Batching  分组(2) Concluding  筛选(3) Headlining  归纳标题 (4) Strategic ordering 有策略地编排3． Focus the message  提炼材料· Imagine the reader skimming 设想读者只是浏览· “ Nutshell” your ideas  概括你的观点· “ Teach” your ideas 灌输你的观点· Use the “elevator” technique 使用“电梯间谈话”技巧· Use the “price per word” technique  使用“惜字如金”技巧 4． Draft the document 起草文章· Compose in any order  不要在乎写作顺序· Avoid editing  不要边写边改· Get typed copy 使用打印件· Schedule a time gap  安排时间间隔5． Edit the document  修改文稿· Edit for strategy 从策略上进行修改· Edit for macro issues  从宏观上进行修改· Edit for micro issues 从微观上进行修改· Edit for correctness  就正确性进行修改 三、 商务信函（一）商务文书（二）信函是商务沟通的重要工具1．信函是商务文书的最主要形式2．商务信函关系到形象问题3．信函是商务沟通的重要工具（三）商业信件1．书信的风格2．信件的布局3．写信的一些技巧 ：(1)写信当如面读(2)开头的技巧(3)如何结尾(4)书写字体(5)信函礼貌(6)信封书写（四）商业函件 表8.1 书信撰写者清单A． 写信前1．信的主题是什么?    2．你为什么写这封信?  3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么? ·现有知识 · 需要知道的知识B． 信写完后你撰写的信（回答“是”“否”）· 清楚· 按逻辑顺序编排· 语法正确 · 没有行话和俚语· 语言简洁明了· 惹入喜爱、有礼貌、有益· 准确 · 完整· 迅捷 四、 其他文稿的写作（一）报告 表8.2 报告的部分类型特别报告 初始报告 例行报告调研报告 中期报告 操作报告计划报告 评估报告 设计报告可行性报告检验报告 审查报告建设报告 工作报告 进展报告正式报告 目击报告 非正式报告报告的基本结构：▲ 标题▲ 概要▲ 目录▲ 主体部分(正文) ▲ 结论和建议